Основные приказы в организации и сроки их хранения

Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.

Существует три основных вида приказов: 

• по основной деятельности; 
• по личному составу;
• по административно-хозяйственной деятельности. 

Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росстата от 20.12.2029  № 236) (далее — Перечень).

Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы. Различия зависят только от полномочий, формы и специфики организации.

Руководитель издает приказы  на правах единоличного исполнительного органа в соответствии со ст. 53 ГК РФ. Однако на основании локальных нормативных документов организации полномочия на право подписания распорядительных документов могут возлагаться на других лиц: заместителей руководителя и руководителей структурных подразделений.

Важно! Приказы по кадрам, кадровые приказы, организационные приказы, приказы по хоздеятельности — все это неофициальные, обывательские названия перечисленных выше приказов. Поэтому их употребление в профессиональной речи, а тем более, на письме некорректно.

Приказы по основной деятельности 

Приказы по основной деятельности регулируют работу организации в соответствии с ее функциями и задачами и утверждают основные локальные нормативные акты организации.

Сюда относятся приказы, которые:

1. Оформляют все этапы жизни организации, а именно: 

•  создание организации;
•  назначение ее руководителя;
• утверждение штатного расписания;
•  утверждение должностных инструкций работников;
•  распределение полномочий между руководящими должностными лицами;
•  реорганизацию, переименование, ликвидацию и пр.

2. Устанавливают порядок нахождения работников в организации: от приема на работу, перемещений внутри организации до увольнения.
3. Закрепляют финансовую политику организации  и основы ее материально-технического обеспечения.
4. Регулируют вопросы оплаты труда и социального обеспечения работников.
5. Определяют порядок организации воинского учета и бронирования работников, а также порядок работы с персональными данными работников.
6. Оформляют проведение различных мероприятий и пр.

Как отличить приказ по основной деятельности от других видов приказов? Главная их особенность в том, что они устанавливают порядок создания и выполнения тех или иных мероприятий внутри организации, в соответствии с основными положениями устава организации.     

Приказы по личному составу

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ приказы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и работником. Их еще называют приказы по учету кадров.

К этой категории относятся приказы:

•  о приеме, переводе, ротации, перемещении, совмещении, совместительстве, переводе, увольнении;
• об изменении анкетно-биографических данных;
•  об аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий; 
•  об оплате труда;
• обо всех видах отпусков;
• о командировках; 
• о поощрении и награждении;  
• о служебных проверках и дисциплинарных взысканиях.  

Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом  персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.   

Важно! Не относятся к приказам по личному составу:

• Приказы об утверждении / изменении штатного расписания. В них речь идет о штатных единицах, а не о конкретных работниках. Поэтому это приказ по основной деятельности.
• Приказы о возложении ответственности на работника — не путать с возложением обязанностей! Пример: на заведующего складом можно возложить ответственность за материальные ценности — это будет приказ по административно-хозяйственной деятельности. Но на того же завскладом можно возложить обязанности за коллегу, который ушел в отпуск — это уже будет приказ по личному составу. 

Приказы по административно-хозяйственной деятельности 

Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:   

• эксплуатация зданий, строений, сооружений;
• транспортное обслуживание;
• информационно-телекоммуникационное обеспечение.

  В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД: 

• об организации места для курения;
• о закреплении автомобилей за структурным подразделением организации;
• об установлении лимита сотовой связи на корпоративных сотовых телефонах.
  

Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД.  Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:

1. Относится по содержанию к одному из трех направлений раздела 10 Перечня.
2. Не утверждает и не вносит изменения в локальные нормативные акты организации.
3. Не содержит сведений об оплате труда и других финансовых вопросах организации.
4. Не возлагает на работника ответственность.
5. Не содержит охраняемые законом персональные данные работника (кроме ФИО и должности).

Особенности оформления приказов

При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44). Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству. Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.    

Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.

Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.  

При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом. Желательно, чтоб это была не только его подпись. Лучше, чтобы работник собственноручно написал слова «с приказом ознакомлен», поставил дату и подпись. Это может понадобиться, если работодателю придется отстаивать свои интересы в суде.  

Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Несмотря на то, что унифицированные формы документов, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, перестали быть обязательными с 1 января 2013 года, многие организации продолжают их применять. И это правильно. Ведь они полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Таким образом, снижается риск составить неверный кадровый документ.

Организации, которые в 2013 году не утвердили свои формы распорядительных актов и продолжают использовать унифицированные формы, должны отразить это в нормативном акте, с приложением перечня таких форм. 

Важно! В приказах по личному составу надо обязательно указывать основание для его издания. Например, заявление работника о предоставлении отпуска или служебную записку руководителя подразделения о привлечении сотрудника к работе в выходной день и согласие на это самого сотрудника.

Распоряжение. В чем отличие от приказа

В кадровом делопроизводстве, наряду с приказами, используются еще распоряжения. В локальных нормативных актах организации должно быть четко установлено, когда используются приказы, а когда распоряжения, и указано должностное лицо, которое вправе подписывать такой вид документа. 

Распоряжения могут заменить, например, приказы по АХД. Требования к оформлению распоряжений, а также сроки их хранения аналогичны тем, которые установлены для оформления и хранения приказов. 

В чем основное отличие распоряжения от приказа? Приказ издается только руководителем, заместителями и руководителем обособленного подразделения. Распоряжение могут также издавать руководители структурных подразделений.

Сроки хранения приказов 

Любая организации при хранении, комплектовании, учете и использовании документов должна руководствоваться Перечнем и Законом № 125-ФЗ. 

Существуют организации, которые являются основным источником комплектования государственного или муниципального архива. Это государственные и муниципальные органы, а также организации, которые вносят вклад в развитие государства или отдельных территорий. При ликвидации таких организаций документы по их основной деятельности передаются на постоянное архивное хранение. 

Закон № 125-ФЗ определяет приказы, которые обязательны для передачи в архив. Остальные организации, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации, а затем уничтожают их по акту. 

Важно! Приказы по личному составу, завершенные до 2003 года, хранятся 75 лет. Такие же приказы по личному составу, но завершенные после 2003 года, — 50 лет. Исключение по срокам хранения составляют некоторые документы, которые указаны в Перечне.  

Исходя из установленных сроков хранения, приказы группируются по разным делам. Даже если в организации всего 100 приказов в год, их нельзя объединять в одно дело. А необходимо распределить по трем делам, в зависимости от срока хранения. 

Надо обратить внимание, что приказы о разных видах отпусков имеют различный срок хранения: от 5 до 50/75 лет. Также в 2019 году впервые установлен отдельный срок хранения для приказов о дисциплинарных взысканиях — 3 года. По мнению законодателя, со временем в личном деле работника должна остаться только положительная информация о нем.  

Сроки хранения смешанных приказов и распоряжений

На практике часто встречаются смешанные приказы, когда в одном приказе содержатся признаки двух видов: по АХД и по личному составу. 

Пример, приказ об участии в конференции. Само мероприятие проходит в выходной день в соседнем городе, и для поездки потребуется служебная машина. По приказу к работе в выходной день надо привлечь двух сотрудников, участника конференции и водителя, и установить им оплату в соответствии со ст. 153 ТК РФ. 

В этом же приказе прописывается марка и номер автомобиля, который будет задействован в выходной день.

Кадровики порой путаются, к какому виду отнести такой приказ. Кто-то подшивает его в дело к приказам по АХД, кто-то — в папку с приказами по личному составу. В идеале для этого мероприятия надо издавать два отдельных приказа: один по АХД — об использовании транспортного средства, другой — о работе в выходной день. 

Но если все-так организация издает смешанные приказы, то хранить их  следует в делах для приказов по личному составу. Если сведения по АХД хранятся дольше 5 лет, это не будет нарушением. А вот если приказы по личному составу будут подшиты в дела с приказами по АХД и по прошествии 5 лет уничтожены, то организации это могут грозить серьезные штрафы. Поэтому в таких случаях надо учитывать сроки хранения каждого документа и действовать по принципу: больше можно — меньше нельзя. 

Аналогичным образом следует поступать со смешанными распоряжениями.

Ирина Контурова

Возврат к списку